Come passare dalla vecchia email gratuita ad una professionale con il nome dell’azienda

Nel precedente articolo “Indirizzi e-mail con il nome dell’azienda” abbiamo elencato i principali motivi che “costringono” ancora molte aziende italiane ad usare le e-mail gratuite invece di quelle professionali con il nome dell’azienda (es. [email protected]).
Riprendiamo quindi i vari punti analizzati e cerchiamo di proporre una soluzione che permetta un passaggio indolore alla nuova e-mail aziendale.

E’ presente in tutto il materiale pubblicitario e sui mezzi aziendali

La soluzione in questo caso è fin troppo banale. E’ necessario modificare la vecchia dicitura con l’indicazione della nuova email. Il materiale pubblicitario è destinato ad esaurirsi prima o poi, quindi nelle successive ristampe dovranno essere aggiornati i dati aziendali.

Si è imparato ad usare l’interfaccia della webmail e non si vuole cambiare

Anche qui la soluzione appare evidente… trattandosi più di pigrizia che di reale problema, l’azienda dovrà investire del tempo per formare il personale sull’uso della nuova webmail. A seconda del grado di “informatizzazione” degli utenti della webmail questo procedimento non richiederà più di un’ora. Inoltre, lo stesso, potrà essere ottimizzato facendo seguire il corso a più persone contemporaneamente.

E’ conosciuta dalla maggior parte dei clienti e dei fornitori

Questo è senz’altro il punto più ostico a cui porre rimedio e, non a caso, l’abbiamo tenuto per ultimo. Il problema principale in questo caso è che la soluzione non dipende totalmente dalle azioni compiute dall’azienda (come nei casi precedenti). Qui infatti sono i clienti ed i fornitori a dover adeguare ed aggiornare la mail associata al contatto dell’azienda.
La soluzione in questo caso dipende anche dal tipo di email gratuita che si stà utilizzando.

Nel caso più fortunato, ad esempio su Alice e Virgilio, si può attivare un redirect (ovvero l’inoltro automatico delle mail ricevute) verso la nuova email aziendale. In questo modo tutta la corrispondenza indirizzata alla vecchia mail verrà automaticamente inviata alla nuova e sarà possibile rispondere direttamente da quella. In alcune mail il redirect si può impostare attivando dei filtri che inoltrano le mail ricevute verso la mail aziendale (es. Libero). Abbiamo scritto a tal proposito una guida: “Inoltro automatico delle mail da Libero“.

In tutti gli altri casi consigliamo di procedere nel seguente modo:

  • quando possibile, utilizzare un client di posta (es. Outlook Express) per leggere entrambe le mail configurandolo per inviare sempre e solo con la nuova mail.
  • inviare una comunicazione a tutti i contatti in rubrica invitandoli a modificare il vostro contatto email. Reinviare peridicamente la stessa comunicazione a tutti quei contatti che continuano ad usare la vecchia mail.
  • rispondere sempre a tutte le mail ricevute utilizzando la mail aziendale (in questo modo le mail di risposta arriveranno sempre al nuovo indirizzo).
  • continuare a leggere la posta di entrambe gli account.
  • comunicare ai nuovi contatti sempre e solo la nuova email.

Continuando ad eseguire le operazioni citate per almeno 6 mesi si dovrebbe raggiungere un buon risultato riuscendo a “convertire” tutti i vostri contatti all’utilizzo della nuova mail.

Conclusione

Al termine di questo periodo di transizione si dovranno attuare delle misure un pò più drastiche per arrivare poi alla cancellazione definitiva del vecchio account email. In particolare si potrà:

  • continuare a leggere sporadicamente la vecchia mail.
  • attivare la funzione di risposta automatica (usata ad esempio per quando la mail non è utilizzata quando si va in ferie ) invitando l’utente a contattarvi utilizzando la nuova mail aziendale.

I costi per l’attuazione dei punti citati risultano, a nostro parere, irrosori se confrontati con la maggiore credibilità e professionalità che si dimostra utilizzando una mail aziendale con il proprio dominio.

Ci siamo dimenticati qualche passaggio? Credete che questo metodo non sia efficace? Scrivetelo nei commenti!

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2 Commenti su “Come passare dalla vecchia email gratuita ad una professionale con il nome dell’azienda”

  1. siti web Postato da Patrick:
    14/07/09 - 16:21

    Chiaro e conciso.
    Attendiamo per le impostazioni dei filtri con Libero…

  2. siti web Postato da Alt Design:
    14/07/09 - 16:30

    Grazie Patrick, ormai sei un nostro fedele lettore! :D
    Non ti deluderemo….

    A presto.

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